Mise en place d’une base de connaissances Sharepoint

Le besoin client : créer une base de connaissances pour une équipe de juristes

L’équipe de la Médiation de la consommation pour le Groupe ENGIE est composé majoritairement de juristes et d’élèves avocat. Le turn over est important : chaque année de nouveaux alternants rejoignent l’équipe, doivent apprendre son mode de travail et le métier de chargé de médiation.

Une base de connaissances interne sous la forme d’un wiki avait été mise en place depuis plusieurs années. Mais ses limites techniques comme son manque d’ergonomie rendait l’accès difficile. L’équipe de Copotato a donc proposé de recréer une nouvelle base de connaissances plus facile à utiliser.

Notre réponse : une base Sharepoint pour une nouvelle organisation interne, une formation pour prendre en main l’outil

Le Groupe ENGIE propose à toutes ses entités une infrastructure Sharepoint. Ce système a donc été choisi pour créer la nouvelle base de connaissances de l’équipe de Médiation. Dans un premier temps, l’objectif était de travailler sur une arborescence facile à prendre en main. Un compromis a été trouvé entre le système de navigation par tags de sharepoint et l’arborescence hiérarchisée présente dans la base de connaissances initiales.

Dans un second temps, l’équipe de Copotato a intégré tous les documents dans les rubriques associés pour garantir le déploiement de la base de connaissances à périmètre iso avec le premier outil.

Enfin, une formation a été réalisée auprès des futurs administrateurs de ce Sharepoint pour les rendre autonome sur les mises à jour quotidiennes à réaliser.

Bilan : un outil adopté par tous qui a initié une réflexion sur l’organisation interne

Dès qu’il s’agit de changer un outil aussi centrale qu’une base de connaissances, les habitudes sont toujours bouleversées. La séance de formation a permis un vrai débat sur le mode d’organisation choisi pour les documents.

Le système de navigation de Sharepoint a dû être apprivoisé. Mais à la fin de la formation, l’équipe a pris conscience des atouts de la plateforme : nouveau moteur de recherche, interconnexion avec la suite Office, possibilité de suivre les versions des documents…Autant de fonctionnalités qui n’étaient pas présentes sur le système de wiki utilisé auparavant.

La nouvelle base de connaissances a donc été approuvé grâce au bon travail de conception mené avec l’équipe de la Médiation.